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Du sur mesure chez THE POOL grâce à iExtranet d’Oodrive

THE POOL, la cellule cross-média de l'agence Vijver Media, utilise depuis peu iExtranet, la solution Oodrive de gestion et partage de fichiers en ligne.

THE POOL facilite la coordination et la réalisation de projets multimédias au sein de De Vijver Media, pour le compte des annonceurs. iExtranet constitue dans ce cadre une plate-forme centrale depuis laquelle les divers projets peuvent être délégués et traités. Les collaborateurs de la régie peuvent ainsi accéder aux fichiers qui les concernent.

De Vijver Media appartient à Corelio, Sanoma et Waterman&Waterman. Ce holding est propriétaire de plusieurs grands groupes du secteur des médias tels que SBS Belgium, Woestijnvis et Humo. Marc Vroonen a créé THE POOL en mars 2012 : « En tant que cellule spéciale au sein du groupe, nous relions les diverses régies entre elles et élaborons des projets multimédias sur mesure pour les annonceurs. À la demande de plusieurs annonceurs et agences, THE POOL offre un service sur mesure qui s'appuie notamment sur une collaboration étroite avec les départements créatifs des diverses entités de De Vijver Media. »

iExtranet : le partage en ligne de fichiers volumineux via une gestion centralisée

En tant que responsable final de tous les projets multimédias, THE POOL joue un rôle de superviseur. L'élaboration de projets publicitaires créatifs génère des fichiers volumineux qui doivent ensuite être traités. Il s'agit essentiellement d'imprimés de haute qualité ainsi que de fichiers photo et vidéo. THE POOL s'est donc mis en quête d'un espace central sur le Cloud afin de fluidifier l'échange et le partage de tous ces fichiers avec les diverses régies, les annonceurs et les agences. THE POOL utilisait déjà Dropbox, mais la cellule avait besoin d'une solution capable de rendre des fichiers volumineux facilement accessibles à tous les intervenants. Après concertation avec le département informatique du groupe, le choix s'est finalement arrêté sur la solution iExtranet d'Oodrive.

« D'une part, THE POOL fonctionne comme une cellule centrale à partir de laquelle tous les projets sont gérés, mais nous sommes d'autre part très dépendants des personnes qui collaborent au sein des diverses régies, explique Marc Vroonen. Cela revient à dire que chaque projet constitue un objectif auquel plusieurs intervenants contribuent et collaborent. » Les fichiers traités ont souvent un niveau de confidentialité important, ce qui signifie que seules les personnes compétentes doivent y avoir accès. iExtranet d'Oodrive permet à THE POOL de déléguer aisément des fichiers déterminés aux personnes qui doivent s'en charger. «Par ailleurs, nous fonctionnons selon un planning spécifique pour chaque projet, avec des mises à jour régulières. Il est donc bien pratique de disposer d'une plate-forme centralisée où toutes les parties prenantes peuvent retrouver et partager les versions les plus récentes des fichiers. »

Une collaboration optimale grâce à une plate-forme transparente

La plate-forme iExtranet de THE POOL héberge un dossier central pour chacun des projets. À ce stade, une trentaine de personnes ont accès au système et à leur dossier spécifique. Marc Vroonen en assure la gestion centralisée depuis iExtranet. « De Vijver Media offre un service étoffé qui inclut des imprimés, du contenu en ligne et des médias audiovisuels. De ce fait, nous disposons souvent de fichiers de travail volumineux pour les divers projets en cours », ajoute Marc Vroonen. « iExtranet héberge et gère tous ces fichiers de manière centralisée, sans le moindre problème. »

THE POOL parvient ainsi à envoyer des fichiers volumineux par e-mail, à partager les fichiers à contenu confidentiel et à garantir un traçage précis à chaque étape. La sécurisation absolue est une priorité. iExtranet est proposé selon la formule d'utilisation SaaS ou sous licence.

« Notre principal objectif est que chacun puisse travailler correctement avec le matériel adéquat et parvienne aisément et très rapidement à échanger et partager des données au départ d'un seul point central. iExtranet répond à ces exigences. » Il n'a d'ailleurs pas fallu longtemps pour qu'iExtranet d'Oodrive soit mis en avant par le département informatique. Après une phase de test de quelques mois, la plate-forme est devenue définitivement opérationnelle. Dans l'intervalle, Marc Vroonen s'est familiarisé totalement avec le système. « En tant que gestionnaire central, j'utilise iExtranet quotidiennement et je reste en contact étroit avec les utilisateurs qui ont accès aux fichiers. Le plus grand avantage pour moi réside dans la facilité avec laquelle je parviens à coordonner et partager des fichiers. Aujourd'hui, j'utilise iExtranet de la même façon que notre propre Intranet. »


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